System Zarządzania Energią (SZE) wdrożony zgodnie z wymaganiami normy PN–EN ISO 50001:2012 i prawidłowo nadzorowany w przedsiębiorstwie stanowi dobre uzupełnienie działań służących poprawie efektywności energetycznej w procesie ciągłego doskonalenia, co jest jednym z głównych celów przedmiotowej normy. Zapisy normy zostały oparte na standardzie opublikowanym przez British Standards Institution. Sama poprawa efektywności energetycznej, której miarą są Wskaźniki Wyniku Energetycznego (WWE) opracowane w ramach przeglądu energetycznego, jednego z elementów SZE, przynosi wymierne korzyści środowiskowe, jakimi są redukcja zużycia energii oraz ograniczenie emisji gazów cieplarnianych, jak również korzyści biznesowe w postaci obniżenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Przy okazji wdrażania SZE może pojawić się szereg wątpliwości dotyczących szczegółów budowanego systemu, jednak przy odpowiednim podejściu i wsparciu doradczym można zdecydowanie ograniczyć ryzyko niepowodzenia.

Integracja systemów

SZE traktowany jest często jako nakładka systemu zarządzania środowiskowego lub wspomagający go element, niemniej jednak może stanowić odrębną całość i jako taki, bądź jako element zintegrowanego systemu zarządzania, może być poddawany certyfikacji.
Tak jak inne systemy zarządzania (np. oparte o wymagania ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, PN-N-18001) SZE wykorzystuje zasadę ciągłego doskonalenia, znaną jako cykl PDCA (Planuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj), który w tym przypadku opisany jest następująco:

  • Planuj – postaw diagnozę odnośnie spełnienia wymagań ISO 50001 poprzez przeprowadzenie przeglądu energetycznego i ocenę funkcjonującego w organizacji systemu zarządzania, a następnie opracuj cele, zadania i plany działań niezbędne do spełnienia tych wymagań i osiągnięcia efektów, które poprawią wynik energetyczny;
  • Wykonaj – zrealizuj przyjęte plany działań;
  • Sprawdź – przeprowadź audity w obszarze wdrażanego systemu, aby upewnić się, czy realizacja planów doprowadziła do osiągnięcia zamierzonych celów, systematycznie dokonuj pomiarów i monitoruj procesy oraz kluczowe charakterystyki tych działań, które określają wynik energetyczny, składaj sprawozdania z uzyskanych wyników;
  • Działaj – wyciągnij wnioski z przebiegu poprzednich etapów i podejmij kroki na rzecz ciągłej poprawy zarówno samego systemu, jak i wyniku energetycznego.

W większości przypadków SZE wdrażane są w organizacjach, w których już funkcjonują systemy zarządzania – najczęściej środowiskowego (wg ISO 14001 lub EMAS) lub zintegrowane, na które oprócz już wymienionego składają się oparte o wymagania ISO 9001 (zarządzanie jakością), PN-N-18001 lub OHSAS 18001 (zarządzanie bhp), ISO/IEC 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji), a także branżowe (motoryzacja, sprzęt medyczny itd.). Sytuacja taka ułatwia etap diagnozowania, prostsze jest także przygotowanie do spełnienia wymagań ISO 50001 z uwagi na funkcjonowanie wspólnych mechanizmów i procesów (audity wewnętrzne, przegląd zarządzania, korekcje, działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące, nadzorowanie dokumentacji systemowej i zapisów), czy znajomość cyklu PDCA. Pracownikom zaangażowanym we wdrażanie SZE łatwiej też zrozumieć „język systemowy”. W takim przypadku główne zadania sprowadzają się do opracowania, ustanowienia i wdrożenia procedur specyficznych dla SZE, których nie przewidywały funkcjonujące już systemy, a także uwzględnienie potrzeb SZE w opisie procesów wspólnych.
Bardzo istotną kwestią jest pierwszy etap cyklu PDCA, gdyż jego prawidłowa realizacja pozwala na uniknięcie dublowania działań systemowych z tymi, które są już w organizacji prowadzone na podstawie innych (niesystemowych) uregulowań, np. zarządzeń, poleceń i regulaminów.
Natomiast w organizacjach, w których SZE jest wdrażany jako pierwszy z rodziny systemów zarządzania, trudność przygotowania do spełnienia wymagań standardu ISO 50001 od początku jest łagodzona tym, że nie ma ograniczeń związanych z już stworzonymi uregulowaniami – często pozwala to na stworzenie prostszych rozwiązań, w większym stopniu dopasowanych do organizacji. Nie oznacza to jednak, iż proces ten będzie łatwiejszy od SZE wdrażanego w przedsiębiorstwie, w którym funkcjonują już zintegrowane systemy zarządzania.

Nadzór nad projektem. Harmonogram

Nosząc się z zamiarem wdrożenia SZE w przedsiębiorstwie należy mieć na uwadze, iż proces ten jest kwestią czasochłonną. Czas wdrożenia, liczony od prac przygotowawczych do przeprowadzenia końcowej certyfikacji potwierdzającej funkcjonowanie systemu zgodnie z wytycznymi normy, jest uzależniony od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Dla mniejszych firm w pewnym stopniu ulega skróceniu w porównaniu z dużymi koncernami. Podstawowa różnica wynika ze złożoności procesu wykonania przeglądu energetycznego oraz wyodrębnienia obszarów znaczącego wykorzystania energii. Istotna jest również kwestia obecności zaimplementowanych już systemów środowiskowych i zintegrowanych, do których nawiązano w poprzednim akapicie. Pomijając kwestię złożoności poszczególnych etapów implementacji SZE, należy przyjąć bezpieczny okres na skuteczne jego wdrożenie w granicach 18-24 miesięcy. Taki okres wynika ze zbioru niezbędnych do wykonania, zróżnicowanych działań, które są realizowane przy współpracy osób zajmujących stanowiska na wielu poziomach kompetencji, począwszy od linii produkcyjnej, a kończąc na pozycjach managerskich.
Kluczową postacią, która przejmuje odpowiedzialność nad projektem w ramach przedsiębiorstwa jest przedstawiciel powołany przez najwyższe kierownictwo organizacji. Niekoniecznie musi to oznaczać jedną osobę – w złożonych strukturach możliwe jest powołanie kilku przedstawicieli najwyższego kierownictwa, których kompetencje powinny być odpowiednie do nadzorowania i koordynacji ogółu prac związanych z SZE, począwszy od analizy dotychczas stosowanych rozwiązań systemowych oraz sporządzenia harmonogramu wdrażania SZE. Przedstawiciel(-e) kierownictwa przejmuje(-ą) odpowiedzialność m.in. nad organizacją szkoleń w zakresie ISO 50001 dla personelu oraz ustanowieniem zespołu roboczego, który zajmie się realizacją wszystkich czynności związanych z SZE, w tym opracowywaniem przeglądu energetycznego. Sam cykl szkoleń nie może ograniczać się jedynie do zapoznania mniejszego lub większego grona pracowników z wymaganiami normy. Szkolenie powinno stanowić element niemal każdego spotkania doradców z przedstawicielami organizacji – poczynając od kierownictwa, przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie i funkcjonowanie SZE i innych systemów, po specjalistów i podstawowy personel mający wpływ na wynik energetyczny.
Osobnym zagadnieniem jest zapewnienie kompetencji do prowadzenia auditów wewnętrznych SZE. Najczęściej odbywa się to poprzez szkolenie dobranej pod względem wiedzy grupy dotychczasowych auditorów. Dobrym sprawdzianem uzyskanych kompetencji są w tym przypadku audity poprzedzające zgłoszenie gotowości do certyfikacji systemu, w których rola zewnętrznych doradców systemowych powinna ograniczać się do obserwacji poczynań auditorów wewnętrznych i jedynie sporadyczne ingerowanie w proces auditu.

Przegląd energetyczny – aspekt techniczny wdrożenia

Jednym z wymagań normy jest przeprowadzenie przeglądu energetycznego, którego rzetelne wykonanie stanowi punkt wyjścia do ustalania wskaźników wyniku energetycznego, a także celów i zadań z tym związanych. Przegląd energetyczny, opracowany zgodnie z ISO 50001, musi ujmować analizę wykorzystania i zużycia energii przez organizację oraz wydzielenie na tej podstawie obszarów znaczącego wykorzystania energii. W tym celu, oprócz identyfikacji obecnych źródeł energii oraz oceny historycznego i teraźniejszego wykorzystania i zużycia energii, należy wskazać elementy mające znaczący wpływ na energochłonność oraz możliwości poprawy wyników energetycznych z właściwym ich uszeregowaniem.
Warto w tym miejscu rozgraniczyć pojęcia przeglądu energetycznego oraz audytu efektywności energetycznej, z uwagi na częste mylenie tych pojęć. Przegląd energetyczny, jako jeden z wymaganych elementów SZE, sporządzany jest tylko i wyłącznie na podstawie danych posiadanych przez przedsiębiorstwo/organizację, w którym wdrażany jest system, i nie zawiera konkretnych rozwiązań technicznych oraz ich analizy ekonomicznej. Celem końcowym audytu efektywności energetycznej jest natomiast określenie stopnia poprawy efektywności energetycznej danego przedsięwzięcia, instalacji bądź budynku wraz z oceną jego opłacalności. W przeważającej większości audyty efektywności energetycznej opierają się na bezpośrednich pomiarach.
Okres niezbędny na wykonanie przeglądu energetycznego jest ściśle powiązany ze złożonością struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. W przypadku organizacji o prostym profilu produkcyjnym (np. jedna bądź kilka instalacji), bądź też instytucji publicznych, wykonanie przeglądu energetycznego oraz wyodrębnienie obszarów znaczącego wykorzystania energii, które podlegać będą systematycznej kontroli w oparciu o zdefiniowaną wcześniej energię bazową (odniesienie ilościowe stanowiące podstawę do porównania wyniku energetycznego), jest kwestią stosunkowo łatwą i mniej czasochłonną. Realizacja tej istotnej z punktu widzenia normy pozycji nie powinna zająć więcej niż kilka tygodni. Sprawa komplikuje się, gdy wdrożenie SZE dotyczy dużego przedsiębiorstwa produkcyjnego. Zachowanie należytej staranności sprowadza się w takim przypadku do wydzielenia większej liczby obszarów znaczącego wykorzystania energii tak, aby nadzór na efektywnością energetyczną realizowany był jednocześnie w wielu gałęziach prowadzonej działalności. Zgodnie z zapisami normy wydzielenie takich obszarów musi zostać przeprowadzone w oparciu o udokumentowaną metodologię oraz kryteria, których przygotowanie może być czasochłonne. Zważywszy na fakt, iż norma nie definiuje wprost przedmiotowego obszaru, to przy opracowywaniu ścieżki jego wyodrębniania należy się kierować rozsądnym podejściem. Przyjęcie bardzo wyczerpującej metodologii selekcji, schodzącej do poziomu poszczególnych rodzajów mediów, może okazać się rozwiązaniem niezwykle pracochłonnym i niekoniecznie odpowiednim. Z kolei wybór rozwiązania ogólnikowego, w którym jako obszar znaczącego wykorzystania energii przyjmiemy całe przedsiębiorstwo, może nie przynieść oczekiwanych rezultatów.
Jako optymalną ścieżkę selekcji obszarów znaczącego wykorzystania energii można przyjąć metodykę, zgodnie z którą dokonuje się podziału na piony organizacyjne (instalacje, komórki) i przeprowadza identyfikację pod kątem ilości zużywanej energii. Należy mieć na uwadze fakt, iż bezpośrednie porównywanie poszczególnych rodzajów energii nie zawsze jest odzwierciedleniem ich energochłonności w stosunku do środowiska naturalnego. Potwierdzeniem takiego stanu rzeczy jest porównanie 1 GJ ciepła oraz tej samej ilości energii elektrycznej, na których wytworzenie zużyto inne ilości energii pierwotnej z uwagi na różne poziomy skomplikowania procesów wytwórczych generujących zróżnicowane straty (charakteryzujących się różnymi sprawnościami). Niezbędne więc może okazać się sprowadzanie wszystkich rodzajów zużywanej energii do postaci umożliwiającej ich bezpośrednie porównanie, czyli np. do postaci energii pierwotnej. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej w przypadku, gdy zużywane są media o wieloetapowej metodologii wytwarzania, takie jak np. sprężone powietrze, na proces wytwarzania którego składa się przetwarzanie energii elektrycznej wytworzonej uprzednio np. z biogazu. Biorąc powyższe pod uwagę, metodyka identyfikacji obszarów znaczącego wykorzystania energii powinna być indywidualnie dopasowana do danej organizacji z uwzględnieniem jej struktury organizacyjnej, jak również specyfiki struktury zużywanych paliw, energii i mediów.

Rola zespołu roboczego

W ramach wyodrębnionych obszarów znaczącego wykorzystania energii należy przeanalizować możliwości poprawy wyniku energetycznego. Warto nawiązać w tym miejscu do zapisów normy ISO 50001, mówiących o tym, iż poszczególne elementy systemu zarządzania energią oraz działania zmierzające do poprawy energochłonności powinny skupiać się na obszarach o znaczącym zużyciu energii i/lub mających znaczny potencjał poprawy wyniku energetycznego. O ile zużycie energii można określić na podstawie systemów kontroli eksploatacji i na tej podstawie wydzielić obszary znaczącego wykorzystania energii, to potencjał poprawy wyniku energetycznego może wynikać z przeprowadzonych uprzednio analiz, studiów wykonalności, czy też audytów energetycznych, ale przede wszystkim – z doświadczenia i ogromnej wiedzy nt. pracy analizowanej instalacji pracowników ją obsługujących oraz inicjatyw przez nich zgłaszanych. Należy mieć to na uwadze tworząc skład zespołu, gdyż każda osoba, niezależnie od zajmowanego stanowiska, wchodząca w skład grupy roboczej ds. SZE, ma bardzo duży wpływ na jego prawidłowe funkcjonowanie. Podkreśla się w tym miejscu znaczenie pracowników obsługi technicznej, gdyż na podstawie ich wiedzy w sposób bezpośredni można wytypować działania, których realizacja przyczyni się do poprawy efektywności energetycznej instalacji.
Liczba osób bezpośrednio lub pośrednio zaangażowanych w proces przygotowania i wdrażania systemu powinna wynikać z wielkości organizacji. Im zespół uczestników jest większy, tym większe znaczenie ma organizacja prac (praca w zespołach, opiniowanie projektów i planów, zwalnianie projektów do zatwierdzenia itd.) spoczywająca na koordynatorach.

Definiowanie Wskaźników Wyniku Energetycznego (WWE)

Zgodnie z wytycznymi normy ISO 50001 w zakresie wydzielonych obszarów znaczącego wykorzystania energii przedsiębiorstwo powinno zdefiniować mierzalną metodę oceny efektywności energetycznej oraz wykorzystania energii. W przedsiębiorstwie produkcyjnym, gdzie ilość zużywanej energii jest ściśle powiązana z ilością wytwarzanych produktów finalnych, właściwą miarą pozwalającą ocenić pracę układów technologicznych jest ich energochłonność. Wskaźnik Wyniku Energetycznego (WWE) w takiej sytuacji można zdefiniować jako stosunek zużytej energii do ilości wytwarzanego produktu w określonej jednostce czasu. Jako przykład podać można wskaźnik jednostkowego zużycia energii chemicznej paliw na produkcję energii elektrycznej dla obiektu energetycznego.
Zdefiniowanie WWE dla analizowanych obiektów nie zawsze jednak jest sprawą tak oczywistą. W zależności od profilu działalności organizacji należy przeanalizować rodzaje zużywanych energii i mediów, ilości wytwarzanych produktów i obrać odpowiednią formułę. Sytuacja komplikuje się w przypadku jednostek użyteczności publicznej, gdzie brak mierzalnych efektów pracy. Dla takich podmiotów wypracowanie wskaźników może okazać się bardziej wymagające niż dla dużych obiektów przemysłowych.
Odpowiednio opracowane WWE są jednym z najważniejszych elementów prawidłowo funkcjonującego SZE, gdyż to na ich podstawie dokonuje się oceny poprawy energochłonności nadzorowanego obiektu. WWE są częścią systemu stricte energetyczną, dlatego też, mając na uwadze ich znaczenie projektowe, zaleca się konsultować rozważane ich definicje z ekspertami branżowymi.

Podsumowanie

Skuteczne wdrożenie Systemu Zarządzania Energią zgodnego z normą PN-EN ISO 50001:2012 powoduje obniżenie energochłonności organizacji, co pozwala na ograniczenie kosztów funkcjonowania przy jednoczesnym korzystnym oddziaływaniu na środowisko naturalne. Jest równocześnie przedsięwzięciem wymagającym pewnego nakładu pracy, rozłożonego na cały zespół roboczy powołany do jego realizacji. Należy jednak pamiętać, że podjęty wysiłek w zakresie pokonywania trudności podczas wdrażania ISO 50001 przyczyni się do wzrostu konkurencyjności organizacji, niezależnie od jej wielkości. Ta wartość jest nie do przecenienia w prowadzeniu biznesu i stanowi dodatkowy atut SZE. Co więcej, wzrastające znaczenie ISO 50001 zostało dostrzeżone również w krajowym prawodawstwie, co znalazło przełożenie w zapisach projektu Ustawy o efektywności energetycznej (wersja 1.21 z dnia 8 stycznia 2015 r.) – SZE wymieniony jest jako jedna z alternatyw umożliwiająca uniknięcie obowiązku realizacji cyklicznego audytu energetycznego organizacji niebędącej MŚP.

Artykuł ukazał się w „POWER Industry” 2015.